Тайм-менеджмент.14 заданий

500 руб.

В корзину

Практикум по дисциплине

Задание № 1.

Прочитайте примеры речевых формулировок, определите, какие из них соответствуют человеку с реактивным отношением к жизни, какие – с проактивным. Объясните свое мнение.

1. Я не могу ничего сделать в этой ситуации.

2. Посмотрим, что можно сделать.

3. Они никогда не согласятся подписать этот договор.

4. Можно даже не пытаться, все равно ничего не получится.

5. Трудно что-либо предпринять, когда компьютер старый, нет нужной программы, отключен Интернет.

6. Всегда есть выход, надо только смотреть вокруг и видеть новые возможности.

7. Какие могут быть возможности, если ситуация безвыходная?

8. Можно выбрать новый подход к достижению желаемого результата.

9. Ничего не могу поделать со своими эмоциями, это происходит независимо от меня.

10. Это они виноваты, что у меня жизнь так сложилась …

11. Я сам принимаю это решение и готов отвечать за него.

12. Я могу поступить по-другому и ответить за свой выбор.

13. Мои эмоции и чувства я могу контролировать сам, ведь это мои чувства и эмоции, а не чьи-либо.

Задание № 2.

Проактивность или реактивность. Используя различные источники информации (книги, периодические издания, Интернет-ресурсы, личный опыт, опыт друзей и т.д.), напишите небольшое эссе на тему «Проактивность и реактивность: два отношения к жизни». Требования к оформлению:

• формат А4;

• поля стандартные;

• 14 размер шрифта;

• полуторный междустрочный интервал;

• введение (актуализация темы, постановка проблемы, краткий обзор использованных источников);

• основная часть (собственно рассмотрение вопроса, изложение различных взглядов на проактивность и реактивность, собственные выводы, мнения, подкрепленные фактами, примерами из источников);

• вывод, формулируемый самостоятельно (краткое резюме и изложение собственного мнения по данному вопросу);

• список использованных в работе источников, оформленный в соответствии с требованиями библиографического описания (см. правила описания источников на сайте МФПУ «Синергия» в разделе «Библиотека»: http://www.mfpa.ru/r/students/library/list_literature/);

• объем работы:– 2 с.

Задание № 3.

Техники борьбы с поглотителями времени.

Вспомните свой типовой рабочий день.

1. Запишите все дела, задачи, действия этого дня, которые можете отнести к разряду поглотителей времени, в левую колонку таблицы (минимум три). При необходимости поясните, почему это дело, действие, задачу вы рассматриваете как потерю времени?

2. В колонку рядом запишите причины возникновения данной потери времени.

3. В правой колонке запишите, какие способы борьбы с данным хронофагом вы уже применяете или планируете применить, какие меры, на ваш взгляд, наиболее подойдут для успешной борьбы с данным поглотителем времени?

Внимание! Старайтесь избегать советов и предложений по минимизации затрат времени по принципу: «Надо это вообще не делать».

Обратите внимание, что используемое время можно разделить на три категории:

1. Использовано эффективно (есть результат).

2. Нейтральный результат (необходимые издержки затрат времени на дорогу, завтраки-обеды, умывания-одевания). Здесь подход «взять и отказаться» точно не подойдет. Скорее, стоит рассмотреть вариант возможности снижения затрат времени на выполняемое действие.

3. Использовано неэффективно (хронофаги). Вот здесь допустимы различные варианты оптимизации: от сокращения расходов времени до полного исключения из орбиты наших дел.

Образец:

Мой рабочий хронофаг Причины потери времени Меры по устранению

Заполняла счета за Егорову.

Она плохо в этом разбирается, легче сделать самой, хотя это не моя функциональная обязанность. Из-за этого я не успеваю дописать свой отчет уже второй день. Боюсь делегировать задачи, стараюсь контролировать все, хотя это невозможно. Привыкла брать все на себя. Учиться делегировать (изучить вопросы делегирования в тайм-менеджменте). Инвестировать время и объяснить один раз, как надо делать, с условием, что за последующие ошибки отвечать будете уже не вы. И, наверное, надо перестать принимать от подчиненных работу с недоделками, так как на их устранение уходит ваше время.

Задание № 4

Прочитайте выдержки из хронокарты сотрудника банка. Определите наличие поглотителей времени, подсчитайте количество времени, растраченного впустую. Предложите свои варианты мер по устранению потерь. Подсчитайте примерный выигрыш во времени от их применения.

Время начала и окончания Длительность Вид работы

7.45–9.00 1.15 Дорога.

9.10–10.26 1.16 Работа с почтой, ответ на письма заместителя. управляющего, мониторинг выполнения решений совещаний.

10.30–10.45 15 Визит (незапланированный) руководителя дополнительного офиса, который жаловался на сложности кадровых назначений. Посочувствовала.

10.45–11.10 25 Назначение встреч и совещаний в календаре/параллельно распечатала книгу про Outlook.

11.10–11.15 5 Векселя. Надо с ними срочно разобраться. Назначила задачу Астахову.

11.15–11.45 30 Зашел бывший сотрудник. Поделился впечатлениями от нового места работы.

11.45–11.50 5 Позвонила Шмакову, назначила встречу по возможному сотрудничеству.

11.50–12.15 25 Дооформила распоряжение (хотя это задача Крутиковой).

12.15–12.35 20 ??? что делала.

12.35–13.00 25 ПОЧТА, ТЕЛ. РАЗГОВОРЫ.

13.00–13.30 30 Запрос Журавлевой о налогах.

13.30–14-00 30 Корректировка письма по налоговым последствиям.

14.00–14.28 28 ОБЕД.

Задание № 5

Определите, какие задачи из списка являются жесткими, а какие – гибкими? По предложенному образцу сделайте сетку времени в документе Word, внесите в нее из списка только жесткие задачи.

9.00

10.00

11.00

12.00

13.00

14.00

15.00

16.00

17.00

18.00

19.00

20.00

21.00

22.00

23.00

Список задач:

12.30 позвонить поставщику, уточнить сроки.

Подготовить документы для заключения договора.

15.10 -16.20 провести презентацию у клиента.

Оплатить мобильный.

Заказать авиабилеты.

9.00 – 9.15 – планерка.

Купить новый ежедневник.

Подать заявку в тех. отдел.

Закончить недельный отчет.

Сдать недельный отчет.

Подобрать статистику для отчета.

Если зав. отделом приедет из командировки сегодня,

попросить у нее данные для проекта.

Позвонить в автосервис, если машина готова – забрать.

Оформить доп. соглашение к договору с поставщиком.

Проверить правильность реквизитов.

Позвонил потенциальный поставщик, перенес встречу на 17.00.

Родители попросили подъехать сегодня вечером, помочь с ремонтом.

Задание №6.

Задание состоит из двух частей.

1. Установите соответствие между гибкими задачами и контекстами. Для каждого контекста допишите по три своих варианта задач (Выполняйте задание в документе Word).

Какая из задач, приведенных в списке, не подходит ни под один из данных контекстов? Дайте название тому контексту, которому соответствовала бы эта задача.

В офисе Во время подготовки к экзамену На каникулах

1. 1. 1.

2. 2. 2.

3. 3. 3.

4. 4. 4.

5. 5. 5.

6. 6. 6.

Задачи:

• Съездить с ребятами на рафтинг.

• Сделать резервную копию информации базы данных по клиентам.

• Сходить на выставку.

• Повторить вопросы по экономической теории.

• Помочь родителям на даче.

• Дописать и сдать реферат до начала КИМ-ов.

• Подобрать материал для разработки презентации у клиента.

• Подобрать в электронной библиотеке книги и учебные пособия.

• Помочь стажеру освоить программу.

• Собрать информацию о потенциальных партнерах на отраслевой выставке.

Задание №7.

Используя алгоритм планирования жестко-гибких задач, в течение недели ведите свое ежедневное планирование. Запишите вывод, содержащий ответ на вопросы:

1. Каких задач было больше в ваших планах: гибких или жестких?

2. Как часто вам приходилось вносить коррективы в план дня?

3. Помогает ли разделение на гибкие и жесткие задачи оптимизировать расходы времени и сделать управление задачами более гибким в вашем случае? Обоснуйте ответ.

Задание №8.

С помощью двумерного графика запланируйте свою подготовку к сдаче экзамена / зачета по Тайм-менеджменту. Подзадач должно быть не менее семи.

Задание №9.

Подготовьте с помощью интеллект-карты одно из перечисленных видов выступлений (выбор сделайте по своему усмотрению):

• выступление с докладом на тему «Особенности организации времени студента»;

• ответ на любой из контрольных вопросов к теме «Создание эффективного обзора задач»;

• выступление с докладом на научной конференции;

• выступление на планерке с докладом об итогах работы за неделю.

Задание №10.

Внимательно прочитайте контекст ситуации и определите приоритетность задач менеджера с помощью матрицы Эйзенхауэра.

Сегодня четверг, 15.00. Завтра утром необходимо провести презентацию нового продукта компании у клиента, а слайды еще не готовы. К сегодняшнему вечеру начальник ждет отчет о командировке. В понедельник предстоит сдать экзамен по экономике предприятия, а через две недели – курсовую работу по оптимизации рабочих процессов. Кроме того, через месяц стартует новый региональный проект, от которого будет зависеть судьба дальнейшего развития нашей компании в этом регионе.

Задачи:

1. Подготовить слайды презентации.

2. Родители просят срочно на выходных отвезти какие-то вещи на дачу.

3. Ковригин из отела развития сочно просит сделать за него статистику для отчета, иначе ему грозит выговор.

4. Ребята собираются выехать на озеро на выходные, зовут с собой.

5. Доделать отчет о командировке.

6. Сформировать пул предложений по проекту.

7. Разработать для проекта механизм мониторинга исполнения делегированных задач.

8. Подготовить ответы на вопросы к экзамену.

9. Доработать вторую главу и дополнить первую главу курсовой работы статистическими данными, которые нужно найти.

Задание №11

Выполняя задание практикума по теме «Хронометраж», вы получили данные расходов своего времени за несколько дней. Используя эти данные, расставьте приоритеты в своих делах и задачах с помощью матрицы Эйзенхауэра (какие из дел к какому типу задач вы можете отнести?). Предложите улучшения своих расходов времени, записав, какие шаги вы можете сделать, чтобы уменьшить количество дел категории D и С. Выполните задание в документе Word.

А. ___________________________

В. ___________________________

С. ___________________________

D. ___________________________

Шаги, которые я предприму для сокращения потерь времени:

1. _________________________________________________________________

2. _________________________________________________________________

3. _________________________________________________________________

Задание №12.

Используя многокритериальную оценку, расставьте приоритеты для своих долгосрочных целей. Для выбора целей и ценностей воспользуйтесь выполненными заданиями по заполнению стратегической картонки и мемуарника (тема «Целеполагание», вопросы 4 и 7), а также картой ключевых областей жизни (тема «Эффективный обзор задач», задание №2).

! С помощью материалов из списка литературы самостоятельно изучите следующие вопросы темы:

1. Способ парного сравнения для расстановки приоритетов.

2. Расстановка приоритетов в ежедневных задачах с помощью многокритериальной оценки (сокращенный вариант).

3. Определение приоритетности долгосрочных целей, определение приоритетности текущих задач.

4. Правило Парето.

5. Навязанная срочность и важность, стратегии отказа, «расчистка» навязанной важности и срочности.

Задание №13.

Скопируйте условия задания в документ Word и определите, какие из перечисленных ниже в списке дел являются «слонами», а какие – «лягушками»?

Пример: Подготовить материал к научной конференции («слон»).

Написать поздравительную открытку («лягушка»).

Список дел:

• позвонить в отдел информатизации, напомнить, что они опаздывают с отчетом ( __________ );

• собрать и обработать статистические данные по рынку недвижимости в нашем регионе ( __________ );

• сделать ремонт в квартире ( __________ );

• сообщить клиенту о срыве сроков поставки ( __________ );

• положить деньги на мобильный телефон ( __________ );

• отправить клиенту счет по факсу ( __________ );

• разработать стратегию продвижения новой банковской услуги ( __________ );

• сделать резервную копию рабочих файлов ( __________ );

• разработать проект создания антивирусной программы ( __________ ).

Задание №14

Готовясь к стажировке в Гонконге, менеджер отдела продаж столкнулся с «делом-слоном»: ему нужно изучить английский язык. Он попытался применить технику «нарезки слона» и разделил дело на следующие «бифштексы»:

• читать книги на английском языке;

• изучать грамматику;

• посещать курсы;

• один раз в неделю полтора часа смотреть фильм на английском языке (с английскими субтитрами);

• учить слова;

• ежедневно делать по два упражнения на грамматику.

Определите, какие из этих «бифштексов» «реальные», а какие – «иллюзорные». Перепишите «иллюзорные бифштексы» так, чтобы они стали «реальными».